Apartman Karar Defteri Nedir? (Hakkında ve Örnek)

Apartman ve sitelerin yönetimi ile ilgili en kapsamlı kanun olan Kat Mülkiyeti Kanununda belirtilen apartman yönetimi toplantıları ile genel kurul toplantılarının sonucunda alınan kararların işlendiği defter apartman karar defteridir. Bu defter sıradan bir defter olmamakla birlikte kesinlikle noter tarafından onaylı bir defter olmalıdır.

Apartman yönetiminin aldığı bütün kararların işlendiği, aynı zamanda apartmanın finans işlemlerinde gelir ve giderlerin kayıt şeklinde tutulduğu apartman karar defteri noter onaylı ve bittiğinde de yenisi tekrar noter onaylı olmak üzere kullanılmaktadır.

Apartmanla ilgili alınan bütün kararların bu deftere işlenmesi esastır. Özellikle kat maliklerini ilgilendiren alacak ve verecek gibi konularda yasal işlemlere dayanak teşkil etmesi açısından apartman karar defterinin düzenli tutulması son derece önemlidir. Bilindiği gibi apartmanlarda yılda en az bir kere toplantı yapılmaktadır. Bu toplantıda kullanılacak apartman karar defterinin nasıl tutulacağı veya nasıl hazırlanacağı ve nasıl onaylatılacağı ile ilgili bilgi ve yasal dayanak kat mülkiyeti kanununda 32. maddede yer almaktadır.

 Böylece alınan kararlar net bir şekilde yazıya dökülmüş olur ve her bir sayfada hangi karar alındıysa daha sonraki işlemler için bu sayfa sayıları esas alınır Bu yüzden bütün sayfaların düzenli ve sıralı bir şekilde tutulması önemlidir. Dolayısıyla apartman karar defterinde sadece ön ve arka sayfaya değil sayı girilecek tüm sayfalara noterin mühür vurması önemlidir. Apartman karar defterlerinin sağlıklı şekilde kullanılması için yalnızca önemli kararların girilmesi gerekir.

Apartman karar defteri örneği

Apartman karar defteri örneğinde neler yazılacağı, nelerin olup olmayacağı gibi bilgiler bulunmaktadır. Apartmanda yaşayan kat maliklerini ilgilendiren konular yer alır. Bu karar defterinde yönetim seçimi, her yıl yönetim ve kat malikleri arasında yapılan toplantıda alınan kararlar, yapılan oylamalar, uygulamaların sonucu ve bunun sonucunda ortaya çıkan kararlar, oylama sonucunda yapılacak iş kabul edilmişse bunun belirtilmesi ve rahat kararı varsa bunun da belirtilmesi önemlidir. Apartman karar defterinde aynı zamanda yılsonunda kapatıldığını gösteren bir ibare veya yönetici notu yer almalıdır.

Apartman karar defteri güzel okunaklı bir yazıyla doldurulmalıdır. Bazen bilgisayar çıktısı alınıp uygun ebatlarda deftere yapıştırılabilmektedir. Bu da alınan kararların sağlıklı şekilde saklanması için uygun bir metot olmaktadır.

Apartman karar defteri kaybolursa ne olur?

Noter tarafından onaylanan ve resmi bir içerik taşıyan apartman karar defteri kaybolursa ne olur? Defterin bilgilerinin işlenmesi, noterde onaylanması ve alınan kararların doldurulması sorumluluğu tamamen apartman yöneticisindedir. Doğal olarak bu defterin saklanması ve korunması da yöneticinin sorumluluğundadır.

Defterin yıllık olarak kapatılması ve akabinde ilgili finans belgelerinin başka bir dosyada saklanması esastır. Eğer yönetici noterden defteri yıllık olarak kapatmazsa veya defteri ve diğer belgeleri saklamazsa kat mülkiyeti Kanunu'nun 33 maddesinde yer alan duruma göre cezalandırılır.

Peki defter kaybolduğunda ne yapmak gerekir? Defter kaybolduğunda yeniden bir defter temin edip notere yeniden onaylatmak gerekiyor. Tabii ki defterde yazılı olan, önceden alınmış bütün kararlar yeniden hem deftere işlenmelidir.

Özellikle anlaşmazlık çıkan konuların üzerine yasal yollardan gidilebilmesi için eski kararların yeni defterde de yeniden onaylatılmasına ihtiyaç vardır. Çünkü apartmanlarda yönetimin zafiyetinin dışında; apartman kurallarına uymayanlar, ortak yaşam alanlarını kuralına göre kullanmayanlar veya diğer ödemeler konusunda problem çıkartanlar olabilmektedir. Kat mülkiyeti Kanunu'na göre kurallara uymayanlar hakkında uygulanacak yaptırımlar için defterde karar alınması gerekir. Bu yüzden kararların deftere işlenmesi kadar önemli olan diğer bir husus da defterin saklanması ve korunmasıdır.