Apartmanlar belirli bir yönetim anlayışı altında yönetilen ve belirli kuralları olan, bu kuralları Site Yönetimi Kanunu ile desteklenen, resmi işleyişe mensup konutlardır. Kat malikleri olarak adlandırılan ev sahipleri bu toplantılara katılarak kendilerini yönetecek kişileri seçerler. O kişiler yönetim kurulunu oluşturur ve içlerinden bir kişi de o yönetime başkanlık eder.

Yönetimin tek elde toplanmadığı, kararların genel kurulca alındığı yönetimler bazen olağan dışı veya olağan üstü de toplanabilir.

Genel kurul toplantılarının ne zaman yapılması gerektiği ve hangi düzende toplanılması gerektiği ilgili yönetmeliklerde belirtilmektedir. Genel işleyiş bozulmadığı sürece yönetim genel kurulu zamanında toplantıya çağırır. Ancak bazı ekstrem durumlar vuku bulabilir. Böyle durumlarda ise yönetim olağan üstü toplantı talep ederek kat maliklerini acilen toplantıya çağırmaktadır.

Olağanüstü toplantıyı yöneticiler veya denetmenler düzenleyebilir. Her iki tüzel kişiliğin de daveti ile olağan üstü toplanan yönetimde, kat malikleri özel duruma istinaden fikirlerini belirtirler. Elbette yönetim kurulunun neden toplantıya çağrıldığı konusunda önceden bilgilendirme yapılmaktadır. Çok gizli durumlar olmadığı durumlarda yönetim kurulu gündem maddeleri kat malikleri ile paylaşılmaktadır. Ancak alınacak kararlar yönetimin başkanlığında toplanan genel kurulda belirlenmekte ve sonuçlanmaktadır.

Apartmanlarda Olağanüstü Toplantı Neden Yapılır?

Aslında apartmanlarda kat maliklerinin olağanüstü toplantının gerçekten olağan dışı bir durumdan kaynaklanıp kaynaklanmadığını değerlendirme tasarrufları bulunmaktadır. Keyfi uygulamalar nedeniyle toplantı daveti gelmesi, kat maliklerinin reddi ile karşılaşabilir. Genel kurulun hangi durumlarda olağanüstü şekilde toplantıya çağrılabileceği genel ifadelerle ilgili kanunda yer almaktadır.

Ancak apartmanlarda olağanüstü toplantının konusu değil genellikle kat maliklerinin toplantıya nasıl çağrıldıkları problem yaratmaktadır. Apartmanda veya sitede 12 ay boyunca oturmayan, dairesini dönemlik olarak kullanan ve kiraya da vermeyen kat maliklerinin kanunda belirtildiği üzere, apartmandaki dairesi dışındaki sürekli adresini yönetime bildirme zorunluluğu vardır. Yazılı olarak yapılması gereken bu bildirim sayesinde tüm kat maliklerinin nerede oturduğu bilinmekte, yazılı olarak tebliğ edilecek belgeler doğru adrese gönderilmekte ve kaynaklar böylece verimli kullanılmaktadır.

Genelde kendisine tebligatın ulaşmadığını belirten kat maliklerinin yapmadığı ödemeler konusunda yöneticiler ile davalık olması, bu duruma açıklık getirilmesi gerektiğinin en önemli kanıtıdır. Ortak giderlerin, kat malikleri nerede oturursa otursun kendisi tarafından ödeneceği gerçeği olduğu halde, resmi olarak bildirim yapılmaması bazen problem yaşanmasına neden olabilir. Yönetim haklı olarak istediği alacağı, çağrı usulsüzlüğü yüzünden geç tahsil edebilmekte veya davalarda haksız bulunabilmektedir.

Olağanüstü Toplantı Genel Kurul Toplantısından Farklı mı?

Olağanüstü toplantı genel kurul tarafından yapılan periyodik toplantılardan farklıdır. Her yıl bir kez toplanması uygun görülen genel kurulun aksine, olağan dışı durumlarda birden fazla toplantı yapılabilmektedir. Örneğin site veya apartman ile ilgili boya, badana, tamirat, çatı ve yalıtım gibi acil önlem alınması gereken durumlarda, mevsimsel gereklilikler de göz önüne alınarak olağan üstü toplantılar yapılabilmektedir.

Böyle durumlarda özel şartın maddesine istinaden kat maliklerinin görüş belirtmek adına toplantıya katılmaları gerekir. Apartman toplantısı birincisinde yarıdan fazla kişinin katılımı ile toplanmak zorunda olsa da; yeterli çoğunluk sağlanamadığında ikincide katılan kişilerde çoğunluk aranmaz ve kararlar alınır.

Toplantıya mazeret bildirmeden katılmayanlar ise alınan kararlara riayet etmek zorundadır.

Hem genel kurula katılmayan hem de olağan üstü toplantılara katılmayan kişilere alınan kararlar tebliğ edilmelidir. Böylece kararlara uyma zorunluluğu olduğu apaçık belirtilir. Tebliğ edilmeyen veya apartmanın belirli bölgelerine asılmayan kararlara uyulmasını beklemek uygun olmaz. Yöneticilerin bir şekilde tüm kat maliklerine yönetim kararlarını bildirmesi gerekir.

Çeşitli teknolojik iletişim araçlarıyla bu bildirimlerin yapılması son zamanlarda hukuken geçerli olduğu konusunda alınana kararlarla, mesafelerin kısalmasını ve yönetimin bildiriminin kolaylaşmasını sağlamıştır.